دانلود مقاله و پروژه

 
موضوع:
سیــستم انــبـــارداری
استاد  راهنما:
جناب آقای مقیمی
تهیه کننده:
 مسعود محمدپور
 سال تحصیلی90 -89
فهرست مطالب
عنوان                                                                                      صفحه
فصل اول                                                                                                                       1
انباردار                                                                                                                          1
تشکیلات داخلی انبارها                                                                                                   2
محسنات و معایب تمرکز انبارها                                                                                        2
سازمان و محل انبارها                                                                                                      3
انبارداری کالا و جریان روزمره انبار                                                                                  4
نرم افزار انبارداری                                                                                                           4
ویژگی های یک پروژه انبارداری                                                                                     8
فصل دوم                                                                                                                       11
پیشینه تحقیق                                                                                                                  12
فصل سوم                                                                                                                      12
مشکلات تحقیق (انبارداری)                                                                                             12
فصل چهارم                                                                                                                   12
تجزیه و تحلیل تحقیق                                                                                                     12
فصل پنجم                                                                                                                     14
دسته مالی و اداری زیر دسته حسابداری در انبارداری                                                                       17
انبارداری و سفارش دارو                                                                                                  20
سفارش دارو و انبارداری                                                                                                  29
مزایای خرید بر اساس جدول بندی                                                                                               37
معایب                                                                                                                           39
توصیف سیستم انبارداری                                                                                                 41
انبار و انبارداری                                                                                                              43
انبار چیست                                                                                                                    44
سیستمهای اطلاعاتی انبارها                                                                                              48
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
تشكر و قدرداني :
 
بر خود واجب ميدانیم از استاد گرانقدر خود جناب آقای معافی مدنیكه به حق در جهت دهي هاي علمي مرا ياري نمودند تشكر و قدرداني می نمایم.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
فصل اول
انباردار
 
كليه موجودي هاي مواد بايد تحت اختيار و ابواب جمعي يك انباردار مسؤل باشد.اين شخص بايد تجربه كافي در روشهاي انبارداري داشته،لياقت وكفايت اداره عمليات انبار را دارا باشد،در امانت و درستي او ترديدي نباشدو بتواند افراد تحت سرپرستي خود را به خوبي اداره كند.
شرح و ظايف و مسؤوليت هاي انباردار به قرار زير است:
الف) تميز و مرتب نگهداشتن انبارها
ب) تحويل گرفتن مواد وارده به انبار پس از اطمينان از مطابقت آنها با مشخصات مندرج در برگ سفارش كالا و برگ رسيد كالا يا در اعلاميه بدهكار انبار.
ج) قرار دادن مواد در جاي صحيح آنها در انبار.
د) مقابله مانده هاي كارتهاي انبار با موجودي هاي واقعي انبار.
 ه)ارسال تقاضاي خريد كالا به اداره خريد در مواقعي كه موجودي هر يك از اقلام به حد تجديد سفارش مي رسد.
و) ممانعت از ورود اشخاص غير مجاز به داخل انبرها .
ز) صدور مواد از انبار در مقابل حواله هاي انبار كه به امضاهاي مجاز رسيده باشد.
ج) تهيه گزارش مواد ناباب و كم مصرف جهت اطلاع هيأت رئيسه.
 
تشكيلات داخلي انبارها
تقسيم بندي داخلي انبارها : قفسه ها و محفظه‌هاي محتوي مواد انبار بايد در راهروي مشخص قرار گرفته باشند تا دسترسي به آنها به آساني ميسر باشد. در بسياري از موارد ممكن است لازم باشد راهروهاي كافي براي عبور وسايل گذاشت و برداشت مواد در داخل انبار تعبيه شود ، در اين صورت بهتر است خطوط سفيدي در كف انبار نقش شود كه محل محفظه‌ هاي مواد مختلف را مشخص نمايد.
- معايب احتمالي تمركز انبارها عبارتند از :           
 الف) افزايش هزينه حمل و نقل داخلي                                     
 ب) محل انبارها ممكن است از بسياري دواير مصرف كننده دور باشد و موجب ناراحتي و تاخير در تحويل جنس گردد .             
ج) خرابي وسايل حمل و نقل داخلي يا بروز ساير موانع در انبارهاي مركزي موجب ايجاد وقفه در كار دواير گردد .
محسنات و معايب تمركز انبارها
 مزاياي انبارهاي مركزي در مقايسه با انبارهاي فرعي به شرح زير است :                             
الف) صرفه جويي در تعداد كارمندان و تمركز متخصصين انبارداري در يك اداره 
ب) كاهش هزينه هاي دفتري و صرفه جويي در مدارك و نوشت افزار .
ج) امكان نظارت بهتر .                                                     
 د) كارمندان انبارها با انواع مواد انبار آشنايي پيدا ميكنند و در صورت غيبت هر يك از كارمندان سايرين ميتوانند كار او را انجام دهند .                                                                    
 ه) امكان تقسيم بندي بهتر انبارها .                                       
 و) تسهيل كنترل موجوديها .                                                 
 ز) امكان تقليل موجوديها به حداقل و در نتيجه تقليل فضاي انبارها
 خ) كاهش مقدار كالاي ناباب و كم مصرف                               
 ط) امكان تقليل سرمايه مصرفي در موجوديها به حداقل .             
سازمان و محل انبارها
 سازمان و انبارهاي مؤسسات صنعتي با نوع صنعت و بزرگي مؤسسه و سياست اداره كنندگان آن بستگي دارد ولي بطور كلي ميتوان انبارها را از لحاظ سازماني به 2 نوع تقسيم كرد : انبارهاي مركزي يا اصلي و انبارهاي فرعي يا دستي.
محل انبارها بايد طوري انتخاب شود كه حداكثر كارآيي و سرعت عمل را ممكن سازد. انبارها بايد حتي المقدور نزديك به محل رسيد و ارسال كالا باشد تا هزينه هاي نقل و انتقال به حداقل تـقليل يابد در عين حال بايد انبار طوري وقع شده باشد كه به آساني در دسترس كليه قسمتها و به خصوص قسمتهايي كه مواد سنگين يا پر حجم مي كنند باشد .                                                           
در كارخانه هاي بزرگ كه تعداد دواير زياد است انبارها را نميتوان در محلهايي قرار داد كه هم در نزديكي دايره رسيد كالا قرار گرفته و هم به كليه دواير مصرف كننده نزديك باشد تا تحويل مواد به آساني ميسر گردد . به اين جهت غالبا لازم است انبارهاي فرعي داير نمود كه براي تحويل مواد به قسمتهاي به خصوص كارخانه مناسب باشند . و در اين صورت انبار مركزي مواد و مصالحي را كه هر يك از انبارهاي فرعي براي تحويل به حوزه عمل خود لازم دارند هر چند يكبار به آن انبارها صادر ميكنند . در اين شرايط حتما بايد كمك انباردارها مسئول انباردار كل باشند تا بتوان سياست خريد ، انبار كردن و صدور مواد از انبار را در تمام  مؤسسه هماهنگ و يكنواخت نمود . انبارداري كالا و جريان روزمره انبار           
سازمان انبارها و كنترل موادمصرفي در توليد                         
اهميت اجناس انبار در غالب شركتهاي صنعتي قسمت قابل توجهي از وجوه شركت به مصرف سرمايه گذاري در موجوديهاي جنسي ميرسد و شركتهايي كه روش هاي منظم و مطمئني نداشته باشند ممكن است زيانهاي عمده اي از اين راه متحمل شوند .     
در اكثر مؤسسهت كوچك و بعضي اوقات حتي در مؤسسات بزرگ اهميت حس اداره انبارها از نظر دور مانده و به اين موضوع كه مواد و مصالح انبار ارزش نقدي معادل قيمت خود دارند توجه كافي نميشود . حيف و ميل مواد ، فاسد شدن آنها و عدم توجه در جابه جا كرئن و نقل و انتقال و حفظ و حراست آنها منجر به تقليل سود يا حتي ابجاد زيان شده و به اين جهت ايجاد انبارهاي مجهز و اداره آنها با روش صحيح يكي از شرايط ضروري استفاده كامل از يك دستگاه حسابداري صنعتي است 
 نرم افزار انبارداري انباردار
نرم افزار “ انباردار “  به منظور مدیریت جایگاه های کالای بازرگانی طراحی و پیاده سازی شده است. این سیستم کلیه عملیات مورد نیاز که قبلا در قالب سیستم سنتی انبارداری به صورت دستی و کاغذی انجام می گرفت به صورت خودکار و با قابلیتهای بسیار بیشتر در اختیار شما قرار می دهد.
تفاوت اصلی این سیستم با سایر سیستم هایی که در این زمینه تولید شده است منطبق بودن بالای آن بر نوع عملکرد انبارها و رفع کلیه نیازهای موجود در انبارها می باشد.
استفاده از این سیستم انبارداری مزایای زیادی دارد. قسمتی از این مزایا عبارتند از: دقت بالا در محاسبه هزینه انبارداری و موجودی کالا سرعت بالا در پیدا کردن اطلاعات مربوط به یک تاجر یا صاحب کالا یا بیجک یا رسید جلوگیری از اتفاقات ناگهانی مانند گم شدن بیجک یا رسید حذف هزینه های اضافی مانند چاپ دسته بیجک و رسید جلوگیری از بایگانی تعداد زیادی کاغذ به عنوان بیجک یا رسید سرعت در سرویس دهی به ارباب رجوع
 مخاطبین نرم افزار انبارداري انباردار
 نرم افزار انباردار جهت مدیریت کلیه انبارهای عمومی و خصوصی طراحی شده است و کلیه اصناف، انبارها، شرکتهای تجاری و ... که نیاز به مدیریت وضعیت انبار و کالاها دارند می توانند از این سیستم استفاده نمایند. نرم افزار انباردار به گونه ای طراحی شده است که شرکتهای خصوصی و دولتی که انبار آنها شخصی بوده و با یک صاحب کالا که در حقیقت خود شرکت است در ارتباط هستند و کلیه اجناس موجود در انبار متعلق به همان شرکت می باشد، به راحتی می توانند وضعیت کالاهای موجود در انبار را کنترل و بر ورود و خروج کالاها نظارت داشته باشند.
آشنایی کلی :
سیستم نرم افزاری انبارداری مصرفی، یک سیستم اطلاعاتی محسوب می گردد که برای مدیریت و مکانیزه نمودن فرآیندهای انبارداری در شرکت نرم افزاری الگوپارس طراحی و پیاده سازی شده است. این نرم افزار جهت پوشش دادن کلیه فرایندهای انبارداری در موسسات و سازمانهای خدماتی نظیر موسسات آموزشی، دانشگاهها، مراکز فرهنگی، موسسات و شرکتهای تجاری که ماهیت تولیدی ندارند و ... قابل استفاده می باشد. استفاده از پیشرفته ترین ابزارهای تولید نرم افزار و ابزارهای ذخیره سازی اطلاعات از ویژگیهای منحصر بفرد این سیستم نرم افزاری می باشد.
 قابلیتهای سیستم :
معرفی کالاها به نرم افزار و انتساب کد اختصاصی به هر کالا (کدینگ کالاها).
دسته بندی کالاها بر حسب نوع استفاده به انواع متفاوت نظیر : مصرفی، اموالی، ضایعات  و ...
گروه بندی کالاها برحسب نوع کارکرد نظیر مواد غذایی، لوازم التحریر، لوازم اداری و ...
تعریف واحدهای شمارش گوناگون برای سیستم و اختصاص کد انحصاری برای هر واحد.
اختصاص واحدهای شمارش فرعی و اصلی به هر کالا.
تعریف دقیق انبارهای موجود در سازمان و اختصاص کد انحصاری به هر انبار.
دسته بندی انبارهای موجود در سازمان بر حسب استفاده به انواع مختلف همانند : انبار مواد غذایی، انبار ضایعات و ...، و اختصاص کد انحصاری به هر نوع انبار. تقسیم بندی مکانهای متفاوت موجود در هر انبار بر حسب نوع کالاهایی که در آن قسمت نگهداری می شود، و اختصاص نام مستعار و کد انحصاری به هر قسمت (Partitioning).
معرفی کارپردازها به همراه ثبت اطلاعات مربوط به آنها و اختصاص کد انحصاری به هر کارپرداز.
تعریف افراد رابط واحدهای سازمانی با واحد انبارداری به عنوان گیرنده گان کالا و اختصاص کد انحصاری به هر شخص.
 تعریف دقیق واحدهای سازمانی به همراه ثبت دقیق مشخصات آنها و تخصیص کد انحصاری به هر واحد.
ثبت و نگهداری درخواستهای خرید کالا یا تحویل کالا، همراه با اطلاعات مربوطه نظیر شماره درخواست، تاریخ، درخواست کننده و ...
ثبت و نگهداری مشخصات دقیق کالاهای وارده به انبار، همانند : نام انبار، شماره قبض انبار، نام کارپرداز، شماره درخواست، تعداد، قیمت و...
ثبت و نگهداری مشخصات دقیق کالاهای خارج شده از انبار، نظیر : نام انبار، شماره حواله انبار، گیرنده کالا، شماره درخواست، تعداد، تاریخ تحویل و...
چاپ رسید انبار و حواله انبار برای اجناس و کالاهای خارج شده یا وارد شده از یا به انبار.
ارائه گزارشهای دقیق و لحظه ای از کالاهای وارده به انبار (قابل چاپ بر روی کاغذ و مشاهده بر روی مانیتور.
ارائه گزارشهای دقیق و لحظه ای ازکالاهای وارده به انبار (قابل چاپ بر روی کاغذ و مشاهده بر روی مانیتور.
ارائه گزارشهای دقیق و لحظه ای از کالاهای خارج شده از انبار (قابل چاپ بر روی کاغذ و مشاهده بر روی مانیتور.
مکان اخذ گزارش از بانکهای اطلاعاتی نرم افزار بر حسب مولفه های متفاوت نظیر یک گروه کالای خاص، چندین گروه کالا و یا کلیه کالاها و نیز مرتب سازی هر مولفه.
تعبیه نمودن جادوگر ساخت گزارش (Report Generator ) جهت اخذ گزارشهای دلخواه از بانکهای اطلاعاتی نرم افزار.
تخصیص نام کاربری و رمز عبور به هر کاربر و کنترل آنها جهت استفاده از سیستم.
قفل شدن سیستم در صورت ورود غیر مجاز.
امنیت قوی و حفاظت از اطلاعات وارده.
تهیه نسخه های پشتیبان (Back Up گیری) از فایلهای مربوط به اطلاعات وارده به صورت اتوماتیک و بدون دخالت کاربران، در مقاطع زمانی مختلف.
قابلیت استفاده تحت شبکه (LAN) و چند کاربره.
رابط کاربری زیبا و ساده با رنگ بندی مناسب.
امکان افزودن ویژگیهای خاص برای مشتریان به صورت سفارشی.
وي‍ژگي هاي يك پروژه انبارداري
يك پروژه انبارداري بايد ويژگي هاي زير را داشته باشد:
عناوین موجود در پروژه :
معرفی شرکت
زیر مجموعه شرکت
توليدات شيشه جام
ويژگيها
كاربردها
 رنگهاي قابل توليد
شيشه هاي مشجر 
شيشه هاي دو جداره با استفاده از تكنولوژي اروپائي
شيشه هاي تزئيني سكوريت
ويژگيهاي اين نوع شيشه
كاربردهاي اصلي
پروژه هاي در دست اجرا
فصل اول - تعاریف
2-1 تعاريف
تعريف انبارداري
تعريف كمك انباردار
تعريف جابجايي
تعريف سيستم اطلاعاتي انبار
تعريف شركت سهامي (corporations)
تعريف شركت سهامي خاص ( pritoate corpora tion )
تعريف استعلام بها
تعريف انبار
چيدن كالا
تعيين محل قرار دادن كالا ( انبار – قفسه – طبقه – رديف )
بهترين عوامل قرار گرفتن كالا در انبار
ميزان تقاضا يا مصرف كالا
محل و موقعيت و شكل ظاهري و نوع ساختمان انبار
وجه تشابه
امكانات و تجهيزات انبار
خصوصيات فيزيكي
خصوصيات كيفي كالا
چيدن و انبار نمودن كالا
تهيه كارت شناسايي كالا و نصب آن بر روي اجناس
كارت كوچك ( كارت قفسه )
كارت بزرگ
مراحل انبار داري
وظايف انباردار
عوامل مؤثر در انتخاب محل انبار
عوامل تخريب كالا
انواع وسايل حمل و نقل
مكان ساخت انبار
اصلهاي مهم در خريد
1-       كيفيت مناسب
2-       كيفيت ( مقدار ) مناسب ( Right Quantity  )
3-       قيمت مناسب ( Right price   )
4-       منبع مناسب ( Right source  )
5-       زمان مناسب ( Right time  )
 فصل دوم - ادبيات تحقيق
 مزايا و معايب سيستم
معايب نداشتن سيستم انباداري
مدارك كالا در انبار
اهميت و سازمان انبار ها
اهميت انبار
انواع انبار ها
انواع انبار از نظر ساختمان
خروج كالا از مؤسسه
تحويل مصالح
ثبت در كارت انبار
تحويل كالاي غير مصرفي
درخواست خروج كالا براي تبديل نوع جنس
درخواست فروش يا واگذاري كالا
انتقال كالا از انباري به انبار ديگر
نمودار گردش كالا
 فصل سوم - روش تحقيق
 مشكلات تحقيق
محدوديتهاي تحقيق
ويژگيهاي تحقيق
محل تحقيق
مدت تحقيق
روش تحقيق
 فصل چهارم - تجزيه و تحليل تحقيق
ورود كالا به انبار
در يافت كالا از طريق خريد خارجي
برگشت كالاي مازاد برنياز
نقل و انتقال كالا بين انبار ها
درخواست كالا
درخواست خريد
انواع مناقصه
مناقصه عمومي
مناقصه محدود
آگهي مناقصه
اختيارات مناقصه گزار
مزايده
سفارشات خريد
رسيد و صدور مواد انبار
صدور مواد از انبار
خروج اجناس از انبار به چند طريق صورت مي گيرد
درخواست كالا و مواد از انبار
حواله انبار
حواله انبار چهار برگ است كه به شرح زير توضيح مي شود
فرمهاي اصلي كه براي ورود و خروج كالا
فرم درخواست كالا از انبار
كاردكس انبار
امکانات کلی سیستم
سیستم ثبت اسناد و اطلاع رسانی سازمانی
دستورالعمل انبار گرداني
اهميت انبار
جايگاه انبار
انواع انبارها
انبارهاي سرپوشيده
انواع موجو ديهاي انبارها
كالاينيمه ساخته(كالاي در جريان ساخت)
سيستمانبارداري ومزيت هاي آن
 فصل پنجم - نتیجه گیری و پیشنهادات
نتيجه گيري
پيشنهادات سیستم انبارداری
  ایجاد کدینگ کالا به صورت نمودار درختی و به تفکیک گروه کالا، نوع، سایر و... توسط کاربران.
  تعریف و ایجاد نقطه تجدید سفارش، حداکثر موجودی، نقطه بحرانی برای هر گروه کالا و مواد و یا هر قلم خاص توسط کاربران.
  ثبت ورود شمارش‌های اول و دوم و سوم و نیمه پایانی و پایانی انجام شده توسط شمارشگران در سیستم.
  صدور سند حسابداری از طریق سیستم و قیمت گذاری توسط سیستم.
  امکان مشاهده و کنترل موجودی هر قلم کالا هنگام صدور حواله شامل مقدار موجودی در لحظه.
  امکان تهیه گزارش از موجودی اول دوره و پایان دوره به صورت کاردکس کالا، گروه کالا به صورت ریالی و مقداری.
  ارائه گزارش براساس فرمهای استاندارد موجود از جمله فرم درخواست کالا،‌ رسیدکالا،‌ اسناد هزینه، ‌فرم دریافت تنخواه،‌ حواله انبار و غیره.
امکان تهیه گزارش به صورت تجمیعی شامل گروه کالا، انبارها، سالن‌ها به صورت ریالی و فیزیکی.
نرم‌افزار انبارداری به منظور مدیریت جایگاه‌های کالای بازرگانی طراحی و پیاده‌سازی شده است. این سیستم کلیه عملیات مورد نیاز که قبلا در قالب سیستم سنتی انبارداری به صورت دستی و کاغذی انجام می‌گرفت به صورت خودکار و با قابلیت‌های بسیار بیشتر در اختیار شما قرار می‌دهد.
تفاوت اصلی این سیستم با سایر سیستم‌هایی که در این زمینه تولید شده است منطبق بودن بالای آن بر نوع عملکرد انبارها و رفع کلیه نیازهای موجود در انبارها می‌باشد.
به عبارت دیگر سیستم جامع انبارداری ابزاری مناسب جهت دریافت داده‌های واحد مربوطه درقالب ثبت مشخصات عملیات انبار کالا‌ از زمان دریافت کالا تا زمان تحویل آن به صورت شفاف و طبقه‌بندی شده می‌باشد.
نگهداري و انبارداري ورق رنگي
- کلافها و ورق رنگي بايد در درجه حرارت معمولي با جريان مناسب هوا قرار بگيرند و از نگهداري آنها به صورت پيچيده شده براي مدت زمان طولاني پرهيز کرد.
- از تماس آنها با مواد خورنده (مواد شيميايي، حلال‌ها، بخارات زيان آور و غيره) و مواد آلاينده ممانعت بعمل آورد.
- از ايجاد و باقي ماندن قطرات شبنم و باران بر سطح آنها جلوگيري کرد. براي اين منظور نگهداري ورق رنگي برش خورده با کمي زاويه ( °15- °10) و  در ارتفاع 20 سانتي‌متر (براي جريان هوا در زير بسته) توصيه مي‌شود.
- از بسته بندي و فيلم محافظ (Strippble) فقط براي يک مدت زمان محدود استفاده کرد چون با گذشت زمان احتمال چسبيدن لايه فيلم محافظ به لايه پوشش رنگ بالا مي‌رود و در اينصورت بعد از شکل دهي ورق رنگي، هنگام برداشتن لايه فيلم محافظ احتمال کنده شدن پوشش رنگ وجود دارد.
- بعد از شکل دهي ورق رنگي بلافاصله بايد لايه فيلم محافظ از سطح پانل ساخته شده برداشته شود.
- در صورت نگهداري و انبارداري، کلافها را در محيط سرپوشيده و دور از تابش مستقيم نور خورشيد قرار داد.
- حداکثر زمان نگهداري ورق رنگي براي شکل دهي 6 ماه بوده چون با گذشت زمان ساختار پوشش رنگ حالت شيشه‌اي (glassy) پيدا کرده و هنگام شکل دهي پوشش کنده مي‌شود.
- از نگهداري و انبارداري  کلافهاي رنگي به صورت افقي روي همديگر ( دو يا سه رديف) و يا در سطح ناصاف و غيرهموار اجتناب کرد.
نرم افزار جامع حسابداری و انبارداری نفیس نسخه فروشگاهی
 
 
 
دسته مالی و اداری زیردسته حسابداری در انبارداري
دارای تمامی امكانات در حسابداری نفیس نسخه استاندارد با اضافه شدن ویژگی های زیر : امكان انتقال اطلاعات از حسابداری نفیس نسخه استاندارد دارای قفل سخت افزاری USB بزرگنمایی صفحه اصلی نرم افزار و اضافه شدن به میانبرهای صفحه اصلی امكان دادن تخفیف بصورت درصدی در هر ردیف از فاكتور امكان دادن سریال و شرح برای هر ردیف از فاكتور با امكان جستجو بر همان اساس امكان ثبت تاریخ تسویه در فاكتورها بهمراه گزارش از فاكتورهای تسویه شده و یا نشده امكان چاپ بر روی كاغذ A5 امكان برداشتن توضیحات بالا و پایین فاكتور جهت كاربرانی كه از قبل فاكتور طراحی شده دارند سیستم حقوق و دستمزد بسیار عالی مطابق با سازمان تامین اجتماعی گزارش از یك كالا و طرف حساب ( به گونه ای كه بتوان در یك بازه زمانی خاص ، فاكتورهای خرید و فروش یك مشتری را نسبت به یك كالا گزارش گرفت ) مجمودی كل كالاها با قیمت ، بدون قیمت و یا با قیمت شخصی امكان تعریف 20 نوع قیمت برای هر كالا و قابل استفاده در فاكتورها ( نقدی - چكی - 3 ماهه - چند ماهه - اقساط - همكار - نمایشگاه و .... ) ذخیره كردن آخرین قیمت فروش به هر مشتری در زمان فاكتور زدن نمایش فاكتورهای فروش بر اساس یك كالا در هنگام فاكتورهای برگشتی سود و زیان از یك كالا و یا فاكتور خاص و ده ها امكان جدید برای كسانی كه مایلند خودشان حسابدار خود باشند .
انبار محلی است برای نگهداری کالاها یا مواد که موجودهای ان بر اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی ، ثبت و نگهداری می شوند و از نظر نوع کالا به :  انبار مواد اولیه – انبار قطعات یدکی – انبار قطعات سنگین و انبار قطعات ساخته شده – انبار فلزات – انبار غذائی – انبار مالتجاره و انبار تدارکات و انبار سازمان خدمات
از نظر عملکردبه:
گمرکی شامل انبارهای گمرکی و ترانزیت – انبارهای توزیع انبارهای کارخانه های صنعتی
و از نظر ساختمانی به:
 . انبارهای کاملا" پوشیده 2 . انبارهای سر پوشیده بدون دیوار 3 . انبار بارانداز و محوطه باز انبار از نظر انجام عملیات انسان و ماشین به انباری گفته می شود که به وسیله ماشین و دستگاه انجام می شود .تقسیم می شودو اما وظایف انباردار:
1. اجرای سیستم و روش مطلوب توسط مقامات سازمان
2. مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجودهای انبار از لحاظ فساد و نابودی و سایر خطرات احتمالی
3. نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای سازمان از طریق روسای واحدهای تابعه
4. تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری می شود .
5. نگهداری مدارک مربوط به موجودهای واقعی کالاها در موسسه
6. توصیه و پیشنهاد روش های انبارداری و اطلاعات لازم در سیستم
7. اجرای بودجه مصوب انبار
8. مراقبت در رفع نواقص پرسنلی و تکمیل کادر انبارداران و انتخاب آنان بر حسب نیلزهای کاری و انجام آموزشهای لازم برای پرسنل انبار
9. مراقبت در ارسال گزارشات ماهانه و سالانه انبار مکاتبات و انجام امور اداری مربوط به انبار و کالای آن
10 . حفظ و حراست کلیه اجناس که در تحویل انبار می باشد . و مراقبت از فساد و مخاطرات احتمالی
11. اطلاع از موجودی انواع اجناس موجود در انبار در هر موقع از زمان 12. .تعیین و تشخیص اشیاء اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن 4
13. مراقبت در این که موجودیهای انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارتهای انبار کمتر و یا بیشتر نباشد .
14. نظارت در دریافت و تحویل کالا طبق دستورات صادره و تهیه اسناد مربوط به آن
15. مراقبت در بسته بندی و حمل محصولات و توزیع در شمارش کالا
16. مراقبت در سبک مدارک و اسناد و دفاتر و کارتهای انبار
17. داشتن مهارت کافی در طبقه بندی ، نگهداری ، جاگذاری اجناس و ترتیب محل انبار و کالاها و کد آنها
18. حسن شهرت در امانت و حفظ منافع موسسه
19. آشنایی کامل از فنون انبارداری و به کارگیری سیستم های مربوط و انبارداران و نظارت در حسن کارگیری و استفاده از کامپیوتر و نرم افزارهای مربوط .
20. نظارت در نظم گزارشات هر دوره عملکرد هفتگی ، ماهانه ، فصلی ، سالانه 21. تنظیم فرم سنجش انبارداران و پرسنل مربوطه در مورد عملکرد آنان و افزایش حقوق و افزایش پاداش معلقه
 
 
انبار داري و سفارش دارو
چه بسيار اتفاق افتاده بعلت موجود نبودن يكسري اقلام خاص دارويي مراجعين و حتي يكي از نزديكان شما دچار مشكل شده باشند . شايد در آن لحظه پيش خود گفته باشيد :
« اي كاش يك Stock مطمئن از اين داروها را داشتم »
اما راستي آيا تهيه Stock بالايي از داروهاي مختلف ، منطقي و مقرون به صرفه است ؟ مهمترين علل توجيه كننده براي تهيه يك Stock دارويي به قرار زير است :
1) اطمينان از موجود بودن دارو :
به شكل دقيق نمي توان حدس زد چه دارويي توسط تجويز كنندگان نسخه مي شود تا اقدام به تهيه آن نمود . اما با انبارداري صحيح مي توان با تغييرات عرضه و تقاضاي دارو مقابله نمود و احتمال بروز بحران كمبود دارو را به حداقل رساند .
2) ايجاد حس اطمينان در مورد سيستم دارويي :
چنانچه به شكل مداوم Stock دارويي تمام شود، بيماران و كادر درمان اطمينانشان را به سيستم از دست داده و سطح كيفي بهداشت و درمان افت مي كند .
3) كاهش هزينه ها به ازاي هر واحد از دارو :
سفارش انبوه دارو – مثلاً به شكل بالك – اين اجازه را مي دهد كه دارو با تخفيف بيشتري تهيه و هزينه هاي مربوط به حمل و نقل كاهش يابد .
4) كاستن از هزينه هاي متعاقب كسري بودجه :
چنانچه نياز به سفارش فوري دارو براي مقابله با بحران كمبود دارويي باشيم ، سرانه قيمت بالاتر از زماني است كه دارو به صورت عادي سفارش داده مي شود . علاوه بر آن اتمام دارو به معناي كاهش تقاضا خواهد بود يعني ارباب رجوع جهت تهيه دارو به ساير داروخانه ها مراجعه خواهند كرد .
5) كاهش هزينه هاي مربوط به كارپردازي و سفارش دارو:
با افزايش دفعات سفارش دارو ‌، هزينه هاي مربوط به آن افزايش مي يابد . اين هزينه ها شامل حقوق و مزايا براي پرسنل مسئول خريد ، هزينه هاي مربوط به كارهاي اداري ، بهره پول ، تحويل سفارش و ساير هزينه ها مي باشد .
6) كاهش هزينه هاي حمل و نقل :
با كاهش دفعات تحويل دارو ، حمل و نقل كمتري صورت گرفته و هزينه هاي مربوط به آن كم مي شود .
7) فراهم سازي امكان مقابله با تغيير در ميزان تقاضا:
اغلب تغيير در تقاضا براي اقلام خاص دارويي غير قابل پيش بيني است و فهرست برداري دقيق و رعايت اصول انبارداري مي تواند به مقابله با اين مورد كمك كند . هرچند تعيين سطح مشخصي براي Stock دارويي سودمند است اما تهيه Stock دارويي بالا با مضاري هم همراه است :
الف ) هزينه بالاي خريد اقلام متعدد
ب ) انقضاي دارو
ج ) فاسد شدن دارو
د ) افزايش هزينه هاي انبارداري
هـ ) افزايش احتمال ناخنك زدن به انبار دارو
و ) از بورس خارج شدن دارو
 در اكثر سيستمها سعي شده تمام اقلام دارويي كه در فارماكوپه موجود بوده يا حداقل جزء ليست داروهاي Essential drug list هستند را در Stock خود ذخيره داشته باشند . در برخي موارد ، ‌اقلامي كه در ليست مصوب نبوده اما به كرات توسط پزشكان تجويز مي شوند را نيز در Stock خود نگاهداري مي كنند . اغلب سيستم بين اقلام دارويي ضروري و غير ضروري اقلام دارويي گرانقيمت و با قيمت پايين و يا اقلامي كه به شكل مداوم تجويز شده و آنهايي كه بندرت تجويز مي شوند تبعيضي قايل نيست ! كه اين حالت به تجمع داروهاي با تجويز اندك و افزايش كارهاي سياهه برداري انبار دارويي منجر مي شود .
درجه بندي اقلام دارويي براي سفارش
يك راه براي انتخاب اقلامي كه بايد بصورت Stock نگهداري آن است كه به گزارشات موجود درباره ورود و خروج داروها از / به انبار مراجعه و اقلام دارويي را كه طي يك دوره خاص مثلاً يكسال گذشته به انبار دارو وارد يا خارج شده اند ، تعيين نموده و به فكر تهيه آن ها بود . يك راه ديگر كه مي تواند كار را كلاسيك كند آناليز ABC است . در اين آناليز اقلام دارويي مصرفي را بر اساس حجم و ارزش ( قيمت ) طي يكسال گذشته درجه بندي مي كنند :
A : داروهاي اورژانس ؛ CCU ، ICU و بيهوشي
B: آنتي بيوتيكهاي خاص ؛ داروهاي خاص بخشها ( نياز اساسي بخش ) ؛ سرم
C : داروهاي كم مصرف – متداول و قابل دسترسي در داروخانه هاي غير بستري
اقلام كلاس A تنها 20-10% كل اقلام بوده ولي 80-75% قيمت كل را شامل مي شود اقلام كلاس B تنها 20-10% كل اقلام را شامل شده ولي 20-15 % قيمت كل اقلام را شامل مي شود . اقلام كلاس C اغلب 70-60% كل اقلام و 10-5% قيمت كل را شامل مي شود.
    با يك جمع بندي مي توان گفت اقلام كلاس C در حقيقت داروهايي هستند كه نبايد Stock نگهداري شوند . روش كلاسيك سيستم VEN است . V از Vital ، E از Essential و N از Non essential گرتفه شده است . گاهي اوقات اين سيستم بصورت VN خلاصه مي شود . از اين سيستم زماني استفاده مي شود كه توان مالي كافي براي خردي تمام اقلام درخواست شده نداشته باشيم . درجه بندي داروها بر اساس ميزان مصرف روزمره آن به كوچك شدن مقدار Stock و اطمينان از اينكه دارهاي گرانقيمت و خطرناك را فقط پرسنل مجرب تجويز مي كنند منجرخواهد شد . نكته ديگري كه بايد مد نظر داشت آن است كه چنانچه يك دارو براي بيمار حياتي است .
(عليرغم تجويز نادر آن ) ولي به راحتي نمي توان آن را به سرعت تهيه كرد ، بهتر است آن دارو نيز در Stock نگهداري شود . كنترل كنندگان انبار دارويي و تجويز كنندگان اين اقلام اغلب معتقدند Stock بايد زياد باشد تا احتمال اتمام اين ذخيره و بروز بحران دارويي منتفي باشد . در عوض مديران مالي مي خواهند تا حد امكان اقلام Stock را كم كنند تا هزينه ها كاهش يابد . يكي از عواملي كه بر تعيين ميزان Stock تأثير مي گذارد سطح خدمات مراجعين ارائه مي شود .
سطح خدمات ارائه شده
سطح خدمات درصدي است از اقلام سفارش داده به مسئولين تهيه دارو كه در دسترس تجويز كننده دارو قرار دارد .
100× ( اقلام درخواستي ÷ اقلام تحويلي ) = سطح خدمات
بر اين اساس اگر 20 نوع دارو از هر يك 10 واحد درخواست شده باشد ، سفارش شامل 200 قلم دارو خواهد بود . اگر تنها 170 قلم از آن اقلام تهيه شده باشد ، سطح خدمات ارائه شده بر طبق فرمول بالا 85 % خواهد بود .
بايد توجه داشت برخي شركتهاي دارويي ( و انبارهاي دارويي مركزي ) توانايي محدودي براي تهيه و ارسال دارو دارند . زماني كه يك سفارش به شركت / انبار دارويي مي رسد ، ابتدا قسمتي از اقلام درخواستي تحويل شده و سپس در مراحل بعدي طي يك يا دو مرحله تمام سفارش تحويل مي شود . برخي سيستمهاي دارويي زمان زيادي را يكبار صرف شمارش تعداد اقلام درخواستي و بار ديگر صرف شمارش انواع مختلف اقلام سفارشي مي كنند . بر اين اساس تصميم گيري براي چگونگي سفارش دارو مشكل خواهد بود . تهيه كنندگان دارو استدلال مي آورند كه تعداد اقلام موجود در هر « تور دارويي» را بايستي يك محموله مجزا تلقي كرد اما برخي از منابع با اين مورد مخالف هستند . بر اين اساس اندازه گيري انواع مختلف اقلام دارويي كه سرويس دهي مي شود ، در برخي سيستمها بعنوان معياري براي تقسيم بندي استفاده شده است . بسياري از شركتهاي دارويي قول تحويل 95% اقلام را به مشتري مي دهند ( هرچند اكثراً به آن عمل نمي كنند ) بايد يادآور شد هر ميزان افت در سطح خدمات كه ناشي ازعدم اجرا يا پايبندي به قول و قرار قبلي شركت دارويي باشد به افت خدمات در سطح جامعه منجر خواهد شد . حتي افت 5% در تحويل دارو را اگر با توجه به قول 95% شركت در نظر بگيريم خواهيم ديد 10% سفارشات در زمان مورد نياز در دسترس نخواهد بود . در سيستمهاي جامع دارويي بايد سعي شود سطح خدمات را حداقل براي داروهاي حياتي به 100% برسانيم . در مورد اقلام غير ضروري سطح خدمات مي تواند پايين تر تعيين گردد . در شكل زير مي بينيم كه با افزايش سطح خدمات به ازاي هر واحد افزايش ، ميزان ذخيره احتياطي بايد چندين برابر قبل زياد شود . يعني ارتباط بين اين دو در سطوح بالاي خدمات ديگر خطي نيست . براي مثال چنانچه بخواهيم سطح خدمات را از 95% به 99% برسانيم لازم است Stock را تا دو برابر قبل افزايش دهيم . فرض كنيم با ذخيره احتياطي 2000 واحدي به سطح خدمات 95% دست يافته ايم . براي دستيابي به سطح خدمات 99% ذخيره احتياطي بايد تا 4000 واحد افزايش يابد .
90%                      80%                        50%
سطح خدمات
اما توجه داشته باشيد ايجاد تعادل بين هزينه ها و سطح خدمات هم براي تهيه كنندگان دارو هم مراجعه كنندگان براي دارو ، يك اصل غير قابل چشم پوشي است . در سرمايه گذاريهاي تجاري ، تهيه ، عرضه و فروش دارو سودآور قلمداد مي شود . بر اين اساس در اين قبيل سرمايه گذاريها ،‌با توجه به الگوي تقاضا ، هزينه هاي انبارداري ، كاهش فروش متعاقب اتمام ذخيره دارويي و ساير فاكتورها ذخيره احتياطي را تعيين مي كنند . بديهي است كه اتمام Stock دارو را عامه مردم نتيجه عملكرد بد سيستم دارويي بدانند .
تعيين ذخيره احتياطي
    ذخيره دارويي است كه جهت مصرف در مدت زمان بين ارسال درخواست خريد تا تحويل دارو بعنوان پشتيباني و جلوگيري از اتمام دارو بايد موجود باشد . اين ذخيره بخصوص در مورد داروهاي گروههاي A اهميت بالايي دارد. روشي كه بيشتر براي تخمين اين ذخيره استفاده مي شود ، محاسبه متوسط مدت زمان بين ارسال درخواست خريد تا تحويل دارو براي هر يك از اقلام يك شركت دارويي خاص و با ميزان مصرف ثابت ( در هر هفته يا هر ماه ) است .
 CA×Safety stock = Lead time  (ذخيره احتياطي)
(LT)Lead time = مدت زمان بين ارسال درخواست خريد تا تحويل دارو
CA  = متوسط مصرف
براي مثال اگر متوسط LT سه ماهه و متوسط مصرف ماهيانه 1000 واحد باشد حداقل ذخيره احتياطي بايد 3000 باشد . البته همانگونه كه ذكر شد به اين شرط كه زمان LT و متوسط مصرف ثابت باشد . اما متأسفانه الگوي مصرف اغلب ثابت نبوده و شركتهاي دارويي نيز در LT ثابت و مشخصي دارو را تحويل نمي نمايند . بر اين اساس اكثر سيستمهاي دارويي عدد كاملاً فرضي را بر اساس تجربه به مقدار محاسبه شده مي افزايند . اين ذخيره افزوده شده مقدار ذخيره اي است كه براي تحمل افزايش بار مصرف ، بر اثر حوادث غير مترقبه ، كمبودهاي مقطعي دارو و غيره ، محاسبه و منظور شده است . مقدار اين ضريب براي داروهاي رده هاي مختلف متفاوت است .
رده دارويي
A
B
C
ضريب
70%
50%
5%
راه ساده ديگر براي تعديل مقدار ذخيره احتياطي ، مرور يكسال گذشته و تعيين انيكه حداكثر مصرف با متوسط LT از شركت دارويي مشخص در همان موقع از سال قبل چقدر بوده مي باشد . براي مثال متوسط مصرف با LT سه ماهه 3000 واحد از يك نوع خاص دارو بوده ، بديهي است كه تعيين ذخيره اي در حد 4000 واحد براي هر يك از اين سه ماه سال مي تواند پوشش دهنده نيازهاي اضافي احتمالي باشد . اما كار كلاسيك آناليز و تعيين LT براي تخمين LT بعدي است ، كه از اين فرمول استفاده مي شود .
DDE= DDP + (OD  *  DD%)
DDE = تاريخي كه انتظار تحويل دارو را داريم.
DDP = تاريخي كه قول تحويل دارو داده شده است
DD = متوسط زمان تأخير در تحويل دارو ( به روز)
DD% = درصد سفارشاتي كه با تأخير تحويل مي شود .
براي مثال يك شركت دارويي در قرار داد LT را 45 روز اما 50% سفارشات با تأخير تحويل شده و متوسط زمان تأخير 43 روز است . بر اين اساس LT واقعي را مي توان به اين صورت محاسبه كرد :
روز DDE= 45 + (43    %50) = 66.5
چنانچه هم LT و هم مقدار مصرف متغير هستند با روشهاي رياضي مي توان انحراف محور را محاسبه كرد كه در زير مي آيد :
CA = متوسط مصرف ماهيانه
LT = متوسط زمان انجام سفارش تا تحويل دارو
SDC = انحراف محور ميزان مصرف
SDLT = انحراف محور مدت LT
براي مثال اگر متوسط مقدار مصرف يك نوع دارو ماهيانه 1000 واحد و انحراف محوري برابر 100 داشته باشد . LT سه ماهه و انحراف محور آن 75% ماه و متوسط مصرف 3000 واحدي در طي مدت LT انحراف محور كلي به اين صورت محاسبه مي شود :
سفارش دارو و انبارداري
الگوي مطلوب كنترل موجودي و سفارش جديد دارو بر اساس نماي شماتيك زير است :
در اين الگو ذخيره دارو بتدريج مصرف شده تا به يك نقطه مشخص برسد كه در آن نقطه سفارش خريد صورت مي پذيرد.اين نقطه را نقطه سفارش مي نامند . روش محاسبه آن به اين صورت است .
 (CA    LT) == SS= نقطه سفارش هر دارو
CA = ميانگين مصرف روزانه
LT= فاصله زماني بين سفارش خريد و تحويل دارو
SS = كف موجودي
در مدلهاي ايده ال دارويي ، بر اساس يك برنامه برنامه مشخص محموله دارويي سر موعد مقرر تحويل شده ، مقدار سفارش داده شده كاملاً تحويل شده و موجودي انبار به سرعت و سطح حداكثري كه در زمان شروع كار بود بر مي گردد . Sock كه با آن كار مي شود (WS) مي تواند از صفر تا كل مقدار سفارش داده شده متغير باشد اما در كل مي توان آن را بيانگر ميزان رضايت ارباب رجوع در دريافت داروي مورد نياز خود قلمداد نمود . درمدلهاي ايده ال ميانگين WS در حقيقت نقطه مياني مقدار سفارش داده شده خواهد بود .
 QOWSA=
QO : مقدار سفارش داده شده
WSA: ميانگين Stock كه با آن كار مي شود .
       براي كم كردن متوسط موجودي انبار و در نتيجه كاستن از هزينه ها يا بايد WS و كف موجودي همزمان كاهش يابد يا آنكه هر كدام به تنهايي زماني كه دارو با سرعت ثابتي مصرف مي شود منحني به شكل ثابتي افت دارد . سفارشهاي انبوه غير منظم منجر به افزايش موجودي انبار مي شود كه با انجام سفارشهاي متعدد با حجم كم مي توان WS را كم كرد . توجه داشته باشيد كاهش كف موجودي به منظور كاستن از هزينه هاي انبار دارو هرچند امكانپذير است اما با افزايش احتمال اتمام موجودي و بروز بحران دارويي همراه است . در كنترل مطلوب دارو ، سه جزء اصلي را بايد لحاظ كرد :
الف ) كف موجودي ، چه ميزان از Stock را بايد به صورت رزرو نگهداشت تا احتمال اتمام دارو و بروز بحران دارويي كاست .
ب ) دفعات سفارش مجدد ، فواصل زماني كه بين دو سفارش متوالي خريد يك كالا وجود دارد .
ج ) مقدار سفارش خريد مجدد ، تعداد واحد از داروي خاص در هر بار سفارش است .
در نماي بالا منحني هاي مصرف با فواصل مختلف سفارش دارو آمده است . آنگونه كه مشاهده مي شود با كاهش فواصل سفارش خريد ، موجودي انبار در هر لحظه كمتر شده و در نتيجه هزينه ها كاهش مي يابد .
حداقل و حداكثر موجودي
حداقل موجودي را مي توان معادل نقطه سفارش قلمداد كرد كه با همان فرمول نقطه سفارش دارو محاسبه مي شود .
Smin = (LT    CA) + SS
در عرض حداكثر موجودي يا Stock هدف را مي توان با جمع حداقل موجودي با حاصلضرب زمان فراهم آوري در متوسط مصرف ماهيانه بدست آورد .
Smax = Smin + ( PP   CA)
CA = ميانگين مصرف ماهيانه
PP = زماني كه تا صدور سفارش خريد بعدي طي مي شود .
مثال : مدت LT براي كپسول تتراسيكلين دو ماه و ميانگين مصرف ماهيانه 1000 عدد بوده و كف موجودي 2000 كپسول است . براي يك دوره 6 ماهه حداقل و حداكثر موجودي چقدر بايد باشد؟
كپسولSmin = ( 2   1000) + 2000 = 4000  
كپسولSmax = 4000 + (6    1000) = 10000  
سوالي كه پيش مي آيد اين است « حالا كه با رجوع به آمار متوجه شديم نياز به سفارش جديد دارو داريم ، ميزان سفارش چقدر باشد ؟ »
 معمولاً ميزان سفارش را به اين صورت محاسبه مي كنند :
Qo= (Smax +SB) – (S1+SO)
Smax: حداكثر موجودي
SB : ميزان Stock كه بايد تحويل مراكز سطح پايينتر ( مراكز اقماري انبار دارو ) شده با ميزان بدهي به ساير مراكز
S1 : Stock در حال مصرف
SO : ميزان Stock كه سافرش آن داده شده اما هنوز تحويل نشده است .
در مثال بالا فرض كنيد 3000 كپسول تتراسيكلين در انبار موجود بوده و سفارش 2000 عدد ديگر داده شده است . از آنجائيكه هيچ بدهي براي تحويل كپسول تتراسيكلين نداريم ، ميزان سفارش به اين صورت خواهد بود .
QO=(10000+0) – (3000-2000) = 5000
چنانچه Stock هدف قبلاً تعيين نشده اما ميانگين مصرف ماهيانه را داريم فرمول به اين صورت در خواهد آمد :
QO=CA (LT PP)+ SS-(S1+SO)
CA= ميانگين مصرف ماهيانه
LT = مدت زماني كه بين انجام سفارش و تحويل دارو وجود دارد
PP= دوره زماني كه طي آن بايد سفارش خريد داد
SS = كف موجودي
S1 = Stock در حال مصرف
SO= ميزان Stock سفارشي كه هنوز تحويل نشده
براي مثال در يك اپيدمي و با موجودي تتراسيكلين صفر است و 2000 كپسول نيز بدهي به ساير مراكز داريم . LT براي شركت تهيه كننده دوماه و ميانگين مصرف ماهيانه 1000 كپسول است . كف موجودي 2000 عدد محاسبه شده و سفارش براي يك مدت 6 ماهه بايد انجام شود .
QO=1000   (2   6)+2000+2000 – (0+3000) = 9000
 مديريت اقتصاد داروخانه
در مديريت داروخانه توجه به مسائل اقتصادي از اهميت بالايي برخوردار است . در اين حيطه ميزان سفارشات و فواصل سفارش دو اصل است كه بايد بعنوان يك كار مديريتي ، با محاسبه دقيق به آن اقدام نمود .
 
 
ميزان سفارش با توجه به عوامل اقتصادي را به اين طريق محاسبه مي كنيم :
براي مثال مصرف ساليانه سرم دكستروز 25000 عدد و افزايش قيمت معمول 2 دلار در سال است . افزايش هزينه سفارش براي يك سال 70% و درصد متوسط هزينه هاي داروي موجود در انبار 40% است . ميزان سفارش براي سال بعد :
بنابراين بايد 65/2091 عدد سرم دكستروز سفارش داد . قبل از ورود به بحث ديگري ، لازم به يادآوري است كه با تغيير فاكتورهاي مختلف ميزان سفارش تغيير خواهد كرد . براي مثال اگر افزايش قيمت اقلام 2/0 دلار باشد EOQ به 38/6614 و اگر قيمت 20 دلار باشد EOQ عدد سرم خواهد رسيد .
فواصل سفارش در مديريت اقتصادي به اين صورت محاسبه مي شود :
در مثال بالا بايد EOQ براي 65/2091 عدد سرم به اين صورت درخواهد آمد :
يعني فواصل سفارش تقريباً هر 084/0 سال بايد باشد .
الگوهاي متفاوت سفارش و خريد دارو
با سه روش مختلف مي توان فواصل سفارش دارو را تعيين نمود :
 1) خريد ساليانه 2) خريد براساس جدول بندي در طي سال     3) خريد مداوم
 
 
خريد ساليانه
    در اين روش سفارش براي خريد تمام اقلام دارويي و تنها يكبار در سال انجام مي شود . ميزان سفارش انبوه بوده و با تعيين ميزان كمي سفارش از يك روش رقابتي دقيق براي معامله ؛ تا جاي امكان حداكثر ؛ اقلام استفاده مي شود . ممكن است در زمان عقد قرارداد با شركت دارويي ، آنها تقبل كنند ميزان سفارشي را طي چند مرحله تحويل نمايند تا مشكل انبار ، شرايط نگهداري و يا مشكلات امنيتي نداشته باشيم . مزاياي خريد ساليانه به قرار زير است :
- تنظيم مالي و عواملي كه ممكن است به برگزيده شدن يك شركت منجر شود
- يكبار خريد آسانتر از خريدهاي متعدد است . البته بايد تواناييها و اطلاعات كافي افراد دخيل در خريد دارو را مد نظر داشت .
- با خريد انبوه دارو اغلب قيمت هر واحد دارو كم مي شود . اين عامل بخصوص در مواقعي كه تورم روز به روز بيشتر مي شود عامل مهمي خواهد بود . در چنين مواردي بهتر است منابع مالي را با مقادير اندك و گردش سريع به بازار وارد كرد .
-       جبر و تمايل عوامل دروني براي ادامه خريد به شكل ساليانه است .
معايب خريد ساليانه :
- مصرف حقيقي اغلب متفاوت از تخمين ميزان ساليانه است كه اين امر مي تواند به كمبود يا تجمع دارو در انبار ، انجام سفارشهاي اورژانسي پرهزينه براي مقابله با نبود دارو و يا انقضاي دارو در انبار در نتيجه كثرت موجودي منجر شود .
- ميانگين سطح موجودي انبار و هزينه هاي مربوط به فهرست برداري و انبار داروي در اين روش بالاست .
- شركت كه برنده مناقصه مي شود ، ممكن است در تحويل كامل دارو مشكل داشته باشد.
- در صورت عدم تحويل منقسم دارو ، نياز به فضاي بيشتري براي انبار دارو وجود دارد .
- تأمين اعتبار براي خريد دارو به شكل ساليانه ، بخصوص در مواقعي كه بازار راكد است سخت تر است .
-       حجم كاري در واحد خريد و انبار در طي سال غير يكسان خواهد بود.
خريد براساس جدول بندي
    يك روش دوره اي است كه در آن سفارشات عادي فقط در فواصل زماني مشخص ( براي مثال ماهيانه ، هر سه ماه ، هر 6 ماه و غيره ) انجام گرفته و در صورت لزوم در فواصل بين آن نيز سفارش خريد داده مي شود . يك راه براي انجام اين روش آن است كه يك دارو يا گروه دارويي را از يك شركت در فواصل زماني مشخص و گروه دارويي ديگر را در فواصل زماني ديگر از شركت متفاوت خريد مي كنند . به اين صورت حجم كاري خريد دارو و امور وابسته به آن در تمام طول سال پخش شده و در ضمن سافرش كوچك خواهد بود . بر اساس طبقه بندي ABC مي توان فواصل سفارش را تنظيم كرد . به اين صورت كه اقلامي كه بيشتر نسخه شده و گرانترند را در دفعات بيشتر و ساير اقلام را در دفعات كمتر سفارش مي دهند .
مزاياي خريد بر اساس جدول بندي
-       ميزان سفارش بيشتر بر اساس محاسبات است نه يك مقدار ثابت
- منابع محلي ممكن است اين نوع سفارش را ترجيح دهند زيرا تقاضا در طي تمام سال ارائه مي شود .
-       نسبت به خريد ساليانه ، هزينه هاي انبار داري كمتر است .
- در خريد عمده دارو به شكل دوره اي نسبت به خريد ساليانه به انبار كوچكتري احتياج داريم .
- اقلام با ميزان متغير تقاضا را مي توان در دفعات بيشتر و در مقادير متفاوت خريد . در نتيجه احتمال تجمع دارو در انبار و افزايش هزينه هاي ناشي از سافرش اورژانسي كاهش مي يابد .
- واحد تهيه دارو ، بهتر و سريعتر مي تواند از بودجه هاي اندك دارويي استفاده كند .
-       در بيشتر كشورها خريد به شكل دوره اي با نتايج بهتري همراه است .
معايب خريد بر اساس جدول بندي :
- چنانچه سفارشات در طي سال مالي دير فرستاده شود ، سيكل خردي تا پايان سال تكميل نخواهد شد .
- بستن قراردادهاي مجزا براي هر يك از سفارشات دارويي ، باعث افزايش هزينه هاي خريد مي شود .
- چنانچه تغيير فاحشي در الگوي مصرف ماهيان ديده شود ، انجام سفارش به شكل خريد مداوم ارجح است .
- مهمترين وسيله براي اداره كردن سيستم سفارش ، وجود سيستم اطلاع رساني است كه بتوان اطلاعات قابل اعتمادي در مورد ميزان مصرف ، مقدار Stock و سفارشهايي كه به شكل كامل تحويل نشده ، چگونگي انجام و پشتيباني مالي از خريد را بدست بدهد .
خريد مداوم
         در اين روش هرگاه ميزان موجودي به كمتر از حد معيني برسد سفارش خريد داده مي شود . اين سيستم سفارش با سفارش مقادير ثابت دارو همخواني ندارد . اين روش معمولاً در ممالك صنعتي كه مدت LT در آنجا يك تا دو روز است كارآيي دارد . چنانچه LT نامعين باشد ، كف موجودي را بايد آنقدر بالا آورد تا احتمال اتمام دارو و بروز بحران دارويي ممكن نباشد و اين حالت با افزايش هزينه ها همراه است .
مزايا:
-       امكان پاسخ سريع به تغييرات ناگهاني در مقدار مصرف دارو
-       كم شدن هزينه هاي انبار داري
 
 
معايب :
-       امكانپذير نبودن اجرا در صورت متغيير بودن LT و ميزان مصرف
-       امكانپذير نبودن اجرا در صورت عدم تحويل دارو به شكل قوي
-       افزايش هزينه هاي مربوط به سفارش مكرر دارو
-       نياز به گزارشات دقيق و به روز در مورد موجودي انبار
-       نياز به دسترسي سريع به منابع مالي
الگوهاي مختلط سفارش و خريد دارو
 هرچند انتخاب يك الگوي خريد و اجراي آن راحت تر است اما راه حل مقرون به صرفه اي نيست . بر اين اساس بهتر است برخي داروها ؛ براي مثال داروهايي كه كمبود آنها با مشكلات اساسي همراه بوده يا داروهايي كه قيمت پايين و بندرت نسخه مي شود ؛ را به شكل ساليانه سفارش داد . ساير داروهايي را كه در نسخ ، با تعداد كمتر نسخه شده اما مراجعه براي آن هميشگي است را بر اساس الگوي سفارش و مطبق جدول بندي تهيه شود . داروهايي را كه به تعداد زياد نسخه شده و قيمت بالايي دارند ،‌ در صورت امكان به شكل مداوم سفارش داده شود . از آناليز ABC مي توان براي مطالعه اثرات تغيير در دفعات سفارش اقلام دارويي مختلف استفاده كرد . در جدول زير متوسط LT نه ماهه بوده است .
در جدول بالا ، ارتباط بين ميانگين فواصل سفارش و ميانگين موجودي انبار براياقلام گروههاي A,B,C را بدست مي دهد ( LT متوسط 9 ماهه فرض شده است ) توجه داشته باشيد عليرغم تفاوت در متوسط موجودي ، لازم است سطح خدمات در حد 95% حفظ شود . با تغيير دفعات سفارش داروهاي كلاس A به جاي ساليانه به هر 6 ماه يكبار و در نتيجه تغيير ميزان داروي سفارش داده شده بجاي مقدار مورد نياز براي كل سال به نياز 6 ماهه ، هزينه هاي انبار داري تقريباً نصف شده در حاليكه سطح خدمات ثابت مي ماند . توجه داشته باشيد اين تغيير نبايد موجب افزايش هزينه هاي خريد تا يك حد قابل قبول گردد .
     سيستم ABC/FS روشي است كه به كمك آن اقلام دارويي كلاس ABC را به دو دسته با گردش سريع و با گردش كند تقسيم مي كنند . مي توان دسته بندي داروهاي حياتي ماند V و غير ضروري N را با دسته بندي ABC/FS تركيب نمود . براي مثال اقلام دارويي كلاس A گردش كند كه حياتي بوده (ASV) نسبت به اقلام كلاس A گردش سريع غير ضروري (AFN) بايد كف موجودي بالاتري داشته باشند يا آنكه داروهاي كلاس AFN را مي توان به شكل موردي سفارش داد يا اقلام كلاس C با گردش كند غير ضروري (CSN) را نبايد بصورت Stock نگهداري كرد .
داروخانه هاي بيمارستاني
         اين داروخانه ها اغلب تنها وظيفه تأمين داروي بيمارستان را بر عهده دارند . هرچند الگوي انبارداري و سفارش دارو در هر دو نوع داروخانه ( بيمارستاني – غير بيمارستاني ) ثابت است ، با اين وجود تعداد موارد بستري بخصوص در بخشهايي كه بيماران به شكل اختياري elective بستري مي شوند ، در ماههاي مختلف متفاوت است . بر اين اساس در محرم و رمضان ( سال قمري) و يا فروردين و ارديبهشت ( سال شمسي ) كمترين تعداد بستري را داشته ، لذا ميانگين ماهيانه داروي مصرف مي تواند كاملاً متغيير و غير قابل استناد باشد . چنانچه بخواهيم ميانگين مصرف ماهيانه داروهاي مصرفي بخش مشخصي را محاسبه كنيم از اين فرمول استفاده مي شود :
خلاصه كلام ، ميزان سفارش بايد به حدي باشد كه به همراه مقدار كف موجودي بتواند تا زمان تحويل سفارش ، نيازها را بپوشاند .
سیستم انبارداری طراحی شده توسط نرم افزار Rational Rose

توصیف سیستم انبارداری طراحی شده توسط نرم افزار Rational Rose:
سیستم مورد بررسی  ما قسمت انبارداری یك فروشگاه می باشد كه در آن مشخصات كالا و موجودی كالاها ، كارخانه سازنده و غیره نگهداری میشود كه اجناس سفارش داده شده توسط فروشگاه ، توسط قسمت انبارداری ار قسمت حمل و نقل دریافت كرده و گزارشات لازم را به مدیریت ابلاغ میكند.
اگر كالای جدیدی وارد سیستم شود مشخصات كالا جدید را ثبت می نماید علاوه بر تحویل كالا ، ارجاع آن به قسمت فروش توسط این قسمت صورت می پذیرد  و در این سیستم علاوه بر كارهای انجام شده ، گزارشاتی هم باید ارائه شود كه یكی از آنها گزارش كالا با موجودی به حداقل رسیده می باشد سیستم باید به صورت اتوماتیك كالا را با موجو دی كم را تشخیص داده و گزارش دهد.
گزارش بعدی در مورد ورود و خروج كالا ها از انبار می باشد كه  به صورت ماهانه به مدیر ارائه می شود.
یك گزارش كلی نیز است كه در هر سال از تعداد كالاهای مصرفی از هر كالای مشخص به مدیر تحویل داده می شود.
در این سیستم انبار دار نقش اساسی را به عهده دارد و با مدیریت ، مسئول قسمت خریدو فروش و حمل و نقل در ارتباط و تعامل است
این پروژه شامل بخشهای زیر می باشد
1)جدول نیازمندیها
2)نمودار مورد های استفاده در هفت پكیج و بسته طراحی شده اند. كه عبارت اند از:
بسته های نمودار های مورد استفاده(Use Case Package )
نمودار عامل ها (Actors)
جستجو و ثبت مشخصات كالاو كارخانه        
عملیات بر روی كالا
ثبت موجودی
گزارش گیری
ارجاع كالا به قسمت فروش
گزارش گیری ماهانه و سالانه
3)سناریو های موجود در سیستم:
عنوان : ثبت مشخصات كالا    
عامل های استفاده كننده: انباردار               
هدف: نگهداری مشخصات كالا
4)نمودار موردهای استفاده محقق شده برای Use Case ها
5)نمودار فعالیت(Activity Diagram )
6)نمودار توالی (Sequence Diagram)
7)نمودار همكاری (Collaboration Diagram )
انبار و انبار داری
با توجه به نیاز کاربران این بخش را راه اندازی کردم و امیدوارم مورد توجه عزیزان واقع شود ، تمامی حقوق این مجموعه نزد این سایت محفوظ بوده و استفاده از مطالب این بخش فقط منوط به درج نام "سایت علمی دانشجویان ایران" مجاز میباشد .
هدف از ایجاد و تشکیل انبار ها چیست ؟
هدف از تشكیل وایجاد انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش خصوصی، تامین و نگهداری كالاهای مورد نیاز سازمان است.
وظایف انبارها به شرح زیر است:
1- برنامه ریزی و مراقبت برای حفظ مقدار موجودی هر یك از كالاهای مورد نیاز سازمان درحد مطلوب خود؛
همكاری و مساعدت در خرید وتامین وتهیه كالاها ودریافت كالاهای خریداری شده؛
2- نگهداری كالا در انبار به نحو صحیح وتسریع در امر تحویل با رعایت مقررات
3- دستورالعملهای سازمان
انبار چیست ؟ "تعریف انبار ها"
انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی،صنعتی،مواد اولیه و یا فرآورده های مختلف درآن نگهداری می شود که بر اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می گردد.
کلید واژه ها :
1- نگهداری :
نگهداری،یعنی حفظ و حراست با رعایت اصول ایمنی استاندارد شده
2- طبقه بندی :
طبقه بندی یعنی کد گذاری بر اساس استانداردهای پذیرفته شده
انوع انبارها "باذکر مثال"
1-انبار پوشیده:
اطراف این انبارها از طرفین بسته است ودارای سقف و وسایل ایمنی كامل میباشد.
2-انبار های سر پوشیده یا هانگارد :
این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است.
این نوع انبارها، كالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می كند
3-انبارهای بازیا محوطه:
این انبارها به صورت محوطه بوده وجهت نگاهداری ماشین آلات و لوازم سنگین استفاده می شود.
 
 
وظایف انباردار "به شکل کامل و ج
1-تحویل اجناس خریداری شده و مورد نیاز سازمان،رسیدگی و بررسی طبق اسناد ومدرك اولیه؛
2-صدور برگ در خواست خرید كالا به واحد تداركات داخلی یا سفارشات خارجی در صورت عدم وجود موجودی؛صدور قبض انبار،صدور حواله انبار،صدور فرمهای مرجوعی؛
3-مراقبت ونگهداری كالا از سرقت،صدمه،ضایعه،و حادثه ناشی از طبقه بندی با چیدن اقلام در انبار؛
4-پیش بینی ، برنامه ریزی ، كنترل مواد انبار، و انجام انبار گردانی متناسب با نوع شركت وكالاهای آن وسیاست مؤسسه؛
5-تهیه گزارشهای لازم در خصوص ضایعات موجودیها و نظرات اصلاحی؛
6-ثبت مشخصات اجناس وارده وصادره در دفاتر وکارتکسها؛
7- بایگانی اسناد و مدارک؛
تعریف طبقه بند ی و نكات مهم در اجر
به تقسیم انواع كالاهای موجود به گروهها یا دسته هایی كه دارای صفات مشترك یا کاربرد مشترك باشند((طبقه بندی ))گویند.
در طبقه بندی كردن باید به نكات مهم زیر توجه كرد:
1-برای كلیه كاركنان انبار ساده و قابل فهم باشد؛
2-با احتیاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ باشدونیاز آنها را به راحتی تامین كند؛
3-انعطاف پذیر بوده وبا تغییرات كاهش یا افزایش تعداد اقلام كالاهای مورد نیاز قابل تطبیق باشد.
انواع طبقه بندی كالاها
انواع طبقه بندی كالاها عبارتند از:
1-طبقه بندی كالا های مورد نیاز سازمان؛
2-طبقه بندی كالاهای موجود در انبار؛
3-طبقه بندی كالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع كشور یا طبقه بندی استاندارد؛
4-طبقه بندی كالا بر اساس طرحها و برنامه ها؛
5-طبقه بندی كالا بر حسب مراحل انجام كار و زمان مصرف؛
کدگذاری و فواید آن
ایجاد رویه وسیستمی كه به وسیله آن اطلاعات و نشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا از نقطه ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل شود كد گذاری گویند .
مهمترین فواید سیستم كد گذاری عبارتند از:
1-جلو گیری از نوشتن جملات طویل و توصیفی وشناسایی كردن ساده ودقیق كالاها؛
2-استاندارد كردن كالا ها و كمك به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری ومحاسباتی؛
3-ثبت عملیات واردات و صادرات كالاها ونگهداری حساب دقیق مو جودی انبار توسط ماشینهای الكترونیكی پیشرفته؛
4-صدور سفارش خرید به طور ساده و مطمئن ودقیق وپیگیری ساده تر امور و سهولت برنامه ریزی و كنترل .
 
 
روش های کدگذاری در انبار ها
روش های کدگذاری در انبار ها عبارتند از
1-روش اعداد گروهی ؛
2-روش اعشاری یا روش دیویی؛
3-روش حروفی یا الفبایی؛
4-روش نیمونیك یا روش استفاده از حروف اول نام كالاها؛
5-روش مخفی؛
6-روش كدینگ ویژه؛
7-روش كدینگ استاندارد ؛
8-روشMESC ((material Equipment Standard & Code
کد گذاری کالا به روش سیستم MESC
کد گذاری کالا به روش سیستم MESC
دراین سیستم كه روش كد گذاری جدیدی به شمار می آید هر قلم كالا توسط یك عدد ده رقمی نشان داده می شود. برای كلیه اقلام مصرفی و مورد مصرف آینده صنعت، یكصد(00تا 99) گروه پیش بینی شده است. هر گروه مشتمل بر یكصد گروه فرعی (00تا 99) و هر گروه فرعی نیز شامل یكصد گروه فرعی دیگر می باشد. علاوه بر آن می توان به هر یك از تركیبات این شش رقم ، اعداد (000-999) یك عدد سه رقمی را اضافه كرد.اجزا تشكیل دهنده نه رقم اول mesc به ترتیب زیر نشان دهنده موارد زیر می باشند:
نمودار___مشخصات كالا______فرعی
 تر____فرعی_____اصلی
سیستمهای اطلاعاتی انبارها:
منظور از سیستم اطلاعاتی ، ایجاد روشی سیستماتیك ومنطقی است كه انجام دادن عملیات تهیه ونگهداری جنس را از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهیه كامل وتحویل به مصرف كننده میسر می سازد
متداول ترین فرمهای مورد استفاده در سیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر است:
1-كارت انبار: ا ز این فرم برای ثبت كلیه نقل انتقالات مربوط به موجودی استفاده میشود و توسط انبار دار تهیه میگردد.
2-برگ درخواست جنس از انبار: از این فرم برای دریافت كالا از انبار استفاده میشود و توسط مصرف كننده پر میگردد.
3-حواله انبار (برگ مصرف كالااین فرم هنگام تحویل كالا به متقاضی تنظیم شده و توسط انباردار پر می شود.
4-حواله انبار محصول :این فرم برای تحویل كالا از انبار محصول به خریدار صادره شده و در قسمت انبار محصل یا فروش تنظیم می شود.